No deja de llamarme la atención el hecho de la celebración de estos eventos, y como veo que cada vez mas se animan a montarlas he buscado en la web central de WordCamp, y ahí hay instrucciones de como preparar un evento de este tipo. La verdad es que no parece muy difícil …
¡Elige una fecha!
Y asegúrate de que no hay otros eventos de tecnología que tenga lugar en tu zona que puedan entrar en conflicto (en alguno en que podrían estar interesados el mismo tipo de asistentes).
¡Presupuesto!
¿Lo vas a sufragar tu mismo? ¿vas a tener patrocinadores?. Esto determinará muchos factores tales como: alojamiento, servir o no un almuerzo, ¿cuotas de admisión?, etc.
¡Patrocinadores!
Contacta con startups locales o empresas de inversión y pregúntales si estarían interesadas en donar una cantidad de dinero. Expón claramente tus intenciones.
¡Alojamiento!
Como somos discretos no elegimos sitios de lujo para el evento. Habla con las empresas e inversores locales para ver si estarían dispuestas a ofrecer algún lugar para el evento. Si no es posible, busca un sitio que no sea caro. Prueba con asociaciones locales, incluso el ayuntamiento de tu localidad puede tener salas disponibles para eventos sin ánimo de lucro.
¡Wifi!
Asegúrate de que hay wifi disponible. Si no está disponible en el local contacta con el proveedor local para que la facilite el día del evento.
¡Logo!
Contacta con Matt Thomas para que te ayude con el diseño del logo para la web: [email protected]
¡Conferenciantes y Agenda!
Dependiendo del tipo de audiencia deberás elegir los conferenciantes apropiados. ¿Hay alguien de Automattic en tu zona? ¿bloggers famosos?. Suelen ser grandes conferenciantes.
¡Merchandising!
Contacta con Maya Desai, Ingeniera de Anti-Chaos, dale tu dirección y puede enviarte camisetas y pegatinas [email protected]
¡Habla de ello en el Blog!
Escribe acerca del evento cuanto antes mejor e invita a la gente a registrarse al menos una semana antes del evento. Envía a Maya el enlace y ella hará qeu Matt hable de ello en su blog.
¡Voluntarios!
Consigue tantos voluntarios como sea posible para ayudar a la recepción, registro, preparación, almuerzos, merchandising, recogida, etc.
¡Logística!
Routers, proyector, pantalla, cables, bolis, bandejas para los nombres (si quieres ponerlos), bolsas para desperdicios, agua, aperitivos, etc
A todo esto que apunta Maya yo apuntaría, en el caso de que busques patrocinadores, la importancia de realizar previamente una lista de posibles costes del evento, procurando no olvidar nada. De este modo te anticiparás a la lógica petición de presupuesto por su parte y, de paso, demostrarás que eres alguien serio y que hace las cosas bien.
¡Ea! ¿que, nos animamos a hacer la WordCamp España en Madrid?. Ya tenemos reservado el dominio, y ganas no faltan.
¿Te gustó este artículo? ¡Ni te imaginas lo que te estás perdiendo en YouTube!
AVISO: Esta publicación es de hace 3 años o más. Si es un código o un plugin podría no funcionar en las últimas versiones de WordPress, y si es una noticia podría estar ya obsoleta. Luego no digas que no te hemos avisado. ¡Ah! ¿te funciona? pues entonces no he dicho nada :)
Para cuando el Dr. Blog organiza el Wordcamp Madrid?