Cómo adaptar tus newsletters y los banners de suscripción de tu web al RGPD

Otro de los elementos que casi todos tenemos en una web WordPress son los formularios y banners de suscripción a newsletters, donde pedimos datos al usuario y, en consecuencia, tenemos que solicitar permiso adecuadamente para cumplir con el RGPD.

Así que vamos a ver cómo podemos cumplir el RGPD también en nuestras newsletters y los banners que usamos para alimientarlas de suscriptores.

¿Qué tenemos que hacer para que nuestras newsletters cumplan el RGPD?

Si tienes estos conceptos claros no te equivocarás, pues en realidad es muy sencillo:

  • Tiene que haber consentimiento expreso de la suscripción. El usuario tiene que haber marcado una casilla o confirmado por correo que realmente quiere recibir tus newsletters.
  • Tienes que tener registrado ese consentimiento expreso, por si te lo solicita la inspeccción.
  • En tus banners de suscripción debes informar (primera capa) de:
    • Quíén solicita los datos
    • Por qué
    • Para qué
    • Durante cuanto tiempo
    • Derechos del usuario sobre sus datos
    • Enlace a la política de privacidad completa
  • En tus banners de suscripción debes obtener la aceptación de tus políticas de privacidad
  • Debes obtener confirmación por correo de la suscripción (doble opt-in)

Adapta tus listas al RGPD

Si ya tenías una lista de suscriptores debes garantizar que puedes demostrar que claramente se suscribieron respetando sus derechos, algo que no es nuevo por el RGPD, también era así con la LOPD.

Pero como “pasan cosas“, debes revisar tus listas y asegurarte de que hay una marca que tenga el registro de la confirmación (doble opt-in) del usuario, sino no es legal esa suscripción y deberás volver a pedir permiso

Cada servicio de newsletter es distinto, así que vamos a ver cómo se hace en MailerLite, el sistema que yo uso, pero son todos bastante parecidos a pesar de sus diferencias.

Sea cual sea, crea un nuevo grupo o segmento a partir de tu lista actual, cuya condición sea que no han confirmado la suscripción.

A continuación crea una nueva campaña (email)…

Una vez decidido el asunto, elige la plantilla, y en el caso de MailerLite hay una preparada para el RGPD, llamada GDPR Template.

Elige esta plantilla y ponla a tu gusto.

Ya solo te queda elegir la lista a quien se mandará, que será a tu segmento/grupo de usuarios no confirmados.

Y cuándo mandarla

El funcionamiento de esta plantilla de MailerLite es perfecto para estos usos porque, una vez elegida la lista a quién se enviará, hace lo siguiente:

  • Si un usuario acepta seguir en la lista crea un nuevo segmento/grupo llamado GDPR Compliance, que será tu nueva lista blanca, legal.
  • Si un usuario no acepta se le borra del segmento/grupo original.

A partir de este momento deberás mandar tus newsletters solo a la lista GDPR Compliance, que podrás renombrar a tu gusto, pues es tu lista segura, legal, en la que puedes demostrar el consentimiento en caso de inspección o solicitud de un usuario.

Además, MailerLite dispone de un sistema de borrado y olvido de suscriptores muy sencillo, que te facilitará la gestión diaria d ela misma.

Si usas MailChimp o MailRelay te recomiendo este artículo de Antonio Cambronero, muy detallado.

Adapta tus formularios y banners de suscripción al RGPD

Lo siguiente es que en tus formularios y banners de suscripción a tu newsletter añadas los dos elementos obligatorios:

  1. Casilla de aceptación de la política de privacidad, con enlace a la misma completa.
  2. Texto informativo de primera capa sobre derechos y privacidad, como hemos visto al principio de esta guía.

De nuevo, cada sistema de newsletter es diferente, pero yo usaré como ejemplo MailerLite.

Ve a dónde crees tus formularios, incrustados o popup, y crea uno nuevo.

Detalles importantes:

  • Activa el doble opt-in, para que el usuario tenga que confirmar la suscripción
  • Incluye la información de privacidad.
  • Incluye la(s) casilla(s) de aceptación

En MailerLite tienes que activar las 2 casillas que incluyen lo anterior:

  • Confirmation checkbox
  • Marketing permissions field (GDPR-compliant)

Y, ya en el formulario, informar adecuadamente, como en el siguiente ejemplo:

Algunos detalles a tener en cuenta:

  • Sé muy específico sobre porqué pides los datos que pides y, sobre todo, el destino de los mismos.
  • Sé muy claro sobre si compartirás con otros los datos de los usuarios, en el sentido que sea.
  • No pidas confirmación con una casilla para todo, si vas a realizar varias acciones pide permiso para cada una (como en el ejemplo)
  • Ninguna casilla debe estar activa por defecto.
  • La casilla de aceptación de la política de privacidad debe ser obligatoria para el envío.
  • No olvides editar el mensaje de confirmación (doble opt-in) para aclarar cualquier cosa que no quedase clara en el formulario.

Cuando edites tu nuevo formulario elige la lista a la que se les añadirá.

Cómo adaptar los formularios de suscripción y banners de Divi, Extra y Bloom

En los pasos anteriores hemos visto cómo adaptar los formularios creados en el servicio de newsletter, y la verdad es que se diferencian poco entre unos y otros, ahora bien, cada WordPress es un mundo.

Y en este mundo hay muchos que usáis los temas Extra, Divi, e incluso el maravilloso plugin de banners de suscripción Bloom, y aquí la cosa cambia, porque por defecto no están adaptados al RGPD, no tenemo ningún campo que podamos personalizar para incluir ni la primera capa de información ni la casilla de aceptación.

Si es tu caso, afortunadamente hay un plugin que he adaptado y traducido totalmente en español y que, por un importe ridículo, añade una capa superpuesta a tus formularios y banners de suscripción de Bloom y los nativos de Divi y Extra en la que puedes incluir, ahora sí, la información de primera capa y la casilla de aceptación de la política de privacidad, para cumplir del todo con el RGPD.

Lo que hace el plugin es añadir una capa semitransparente sobre tus formularios y banners de suscripción de Divi, Extra y Bloom en la que irán estos textos y casilla, que puedes personalizar a tu gusto y necesidad.

Adquiere el plugin, con tu pedido recibirás el enlace al zip del plugin. Descárgalo.

Ve a la administración de tu WordPress > Plugins > Añadir nuevo y pulsa el botón Subir plugin

Elige el archivo zip descargado y pulsa en Instalar ahora

Una vez instalado actívalo.

Ahora ve a Divi > Opciones del tema (sí, tienes que tener Divi) y ve a la pestaña Bloom/Divi GDPR para configurarlo y poner tus textos.

Aquí pon tus textos legales, y no olvides añadir el enlace a tu política de privacidad.

Un detalle importante sobre los colores de capa superpuesta, y es que el plugin detecta los colores de tus formularios, por lo que no hace falta definir ningún color, salvo que tú prefieras tenerlos de otros colores el texto, fondo y enlace claro.

El funcionamiento del plugin es sencillo, una vez configurado el usuario verá tu formulario o banner de suscripción tal y como lo hayas configurado en Bloom o Divi, y solo al hacer clic para suscribirse se mostrará la capa superpuesta con la capa legal de aceptación, así no pierdes el impacto de la visualización de tus banners y formularios de suscripción.

Antes de hacer clic

Después de hacer clic

Y ya está, fácil y efectivo, para que puedas cumplir con el RGPD también con Divi, Extra y Bloom.

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Autor: Fernando Tellado

Fernando Tellado, apasionado de WordPress, profesor, consultor y ponente. Maquero cansino, padre de tres hijos y de una perrita Beagle, Bilbaíno de nacimiento, Español de corazón y ciudadano de donde me quieran. Autor del libro WordPress - La tela de la araña. Mi blog personal es Navegando con red, donde he crecido como escritor en la red y ofrezco mis visiones acerca de la Web 2.0 y la blogosfera.

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