Cómo integrar tu tienda online WooCommerce con la facturación

Tanto si eres trabajador freelance/autónomo como si tienes una empresa seguro que, como yo, has probado todo tipo de programas de facturación online, especialmente los que trabajan en la nube, para estar siempre conectado y con control de tus cuentas. Pero casi todos pecan de lo mismo, de integrarse con tus aplicaciones.

No deja de ser incongruente que uses programas de facturación en la nube, que gestiones tu web desde cualquier parte, y administres tu tienda online allí donde te encuentres, y no puedas conectar unas aplicaciones con otras.

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Precisamente eso es lo que hace Quipu, una aplicación de facturación sencilla para autónomos y empresas que incluye integración con aplicaciones eCommerce, además de conexión con bancos, además de la opción de presentar los modelos tributarios a dos clics. Vamos, lo que debería ser lo normal.

Debería ser lo normal, porque no tiene sentido que generes tus pedidos y recibas tus ingresos en tu WooCommerce y luego tengas que manualmente crear las facturas en tu programa de gestión ¿no?

Hago un inciso para apuntar lo acertado del nombre, Quipu, que en lengua Quechua viene a ser como lazo, enlace, nudo, muy adecuado a lo que consigue la aplicación. Fin de la cita.

Por hacer un repaso de las utilidades que ofrece Quipu esta sería una lista más o menos exhaustiva:

Facturas online

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Creación de facturas ilimitadas, personalizadas, con IVA o IRPF, elección de idioma, automatizaciones, facturas recurrentes.

Presupuestos online

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Presupuestos, órdenes de compra y proformas personalizados, pudiendo adjuntar archivos. Por supuesto, conversión a un clic de presupuestos en facturas.

Control de tus ingresos

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La pantalla de gestión de ingresos es absolutamente genial, con un resumen perfecto y detallado de todo, incluido el desglose de impuestos, y pudiendo aplicar los filtros que quieras.

Control de tus gastos

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Puedes subir tickets, facturas, nóminas, digitalizadas o desde el ordenador. Puedes organizarlos por categorías, proveedores, asignarles palabras clave, etc.

Puedes crear gastos recurrentes, y por supuesto exportarlos a Excel, o incluso descargar todo el libro de registro de IVA e IRPF.

Para digitalizar documentos, entre otras cosas, tienen aplicación móvil para dispositivos iOS y Android.

Gestión de contactos

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No tendría sentido tener una aplicación todo-en-uno sin poder administrar también tus contactos, ya sean clientes, proveedores, o incluso posibles clientes.

La agenda de contactos de Quipu es muy sencilla a la par de potente, pudiendo importarlos, exportarlos, y lo que es más importante, asociados a gastos o facturación, y filtrar todo tipo de información sobre tus clientes o proveedores.

Gestor de documentos y libros de registro de IVA e IRPF

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Especialmente potente y sencillo es el gestor de documentos de Quipu, y personalmente es de lo que más me ha gustado porque es de lo que más pecan otras aplicaciones de facturación.

Puedes cargar o descargar todo, filtrar por todo tipo de documento, en una interfaz completísima pero, curiosamente, nada confusa, como podría esperarse de una utilidad tan completa.

Solo por esta utilidad ya merece la pena con creces usar Quipu. Si además le sumas que puedes dar acceso a tu gestor o personas que deban gestionar todo o parte de tu facturación, es perfecto.

Gestión de usuarios

Justo como comento en el punto anterior, otro de los puntos fuertes de Quipu es la gestión de usuarios, pudiendo añadir distintos usuarios y asignarles tres tipos de perfil:

  • Administrador (acceso a todo)
  • Supervisor (visualiza todo pero no puede editar nada, perfecto para tu gestor)
  • Colaborador (que solo puede gestionar lo que él suba, no toda la información de la empresa)

Puedes dar acceso a empleados que tengan que subir gastos o presupuestos con el perfil de colaborador, o a tu gestor como supervisor para que pueda ver toda la información financiera e incluso descargar los libros de registro de IVA e IRPF. Por supuesto, también desde la aplicación móvil.

Conciliación con tu banco

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Otra de las hermanitas feas de otros gestores es la conexión con tu banco, algo que en Quipu es simple, trivial, casi asusta de lo fácil que es.

Puedes importar ficheros de tus cuentas o simplemente conectar directamente con tu banco y tu facturación estará totalmente conectada y conciliada con tus movimientos bancarios en dos direcciones, controlando cada transacción asignando movimientos a acciones de gasto o facturación.

Por supuesto, podrás ver el saldo de tus cuentas y tarjetas en tiempo real, incluso lanzar órdenes SEPA. Quipu se integra con más de 40 entidades bancarias, estando en la lista todas las principales, por supuesto.

Escritorio con toda tu información financiera

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Lo que te enamora de Quipu nada más acceder es su escritorio, sin más. Mira que he probado aplicaciones de facturación y ninguna tenía una interfaz tan sencilla, clara, que te permita un vistazo tan rápido sobre el estado de ingresos, pagos, tu estado financiero, y crear todo tipo de documento a un clic, sin tener que rebuscar entre menús.

Ahí tienes todo, el estado de pagos pendientes, ingresos, lo que te tocará liquidar de IVA e IRPF, pudiendo filtrar además la información que quieres ver y cómo quieres verla, una gozada.

Impuestos

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La niña fea de todo profesional también es sencilla, menos mal. Además, si eres autónomo Quipu nos facilita crear todos los modelos tributarios que necesitamos, trimestrales o anuales, pudiendo imprimirlos, presentarlos en el banco  o enviarlos directamente a la Agencia Tributaria.

No solo eso, pues en la pantalla de impuestos tendrás un resumen de los impuestos que están por venir y los presentados.

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Por si no te han valido las explicaciones en este vídeo tienes un resumen…

¡POR FIN! ¡INTEGRACIÓN DE TU PROGRAMA DE FACTURACIÓN CON WOOCOMMERCE!

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Y llegamos a la joya de la corona, las integraciones. Y no estoy hablando solamente de que se integre con programas de contabilidad, que lo hace, sino con TPVs y aplicaciones de eCommerce, y por supuesto con WooCommerce.

No solo tienen la API publicada en GitHub y una librería PHP realmente completa, también en GitHub, sino que incorporan módulos/plugins de integración con PrestaShop y WooCommerce.

Centrándonos en WooCommerce, cómo no, tienen un plugin en el directorio oficial de WordPress.org, que puedes instalar desde el escritorio de tu WordPress, como cualquier otro.

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Una vez activo te pasas por WooCommerce -> Ajustes -> Integración -> Quipu, donde debemos configurar los ajustes de conexión de la tienda online, de WooCommerce, con Quipu.

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Lo primero que nos pide son las claves API y la clave secreta. Para crearlas debes ir a tu cuenta de Quipu y en Configuración -> Integraciones, primero activar la API JSON de Quipu para que genere las claves.

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Una vez creadas ya puedes copiar y pegar en los campos correspondientes de los ajustes de WooCommerce.

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Importante es que especifiques un prefijo para las facturas que se remitirán a Quipu, que debe ser diferente del utilizado antes de conectar con Quipu.

Por ejemplo, si usabas para tus pedidos el estándar WC que añade WooCommerce no debes poner lo mismo, sino algo como TPV1 o similar. Luego Quipu le añade el número a las facturas, del tipo TPV1-1, TPV1-2, etc.

También tienes que especificar un prefijo para las facturas de rectificación, por ejemplo TPV1REC. Como en el caso anterior Quipu le añadirá los números consecutivos.

En el caso de que ya tuvieses pedidos previos pagados, sin integrar con Quipu, puedes definir una serie de numeración, que solo sirve para estos pedidos previos, y luego pulsar el botón Sincronizar de esta página de ajustes para que se integren también en tu programa de facturación.

Puedes integrar y sincronizar tu tienda #WordPress @WooCommerce en un clic con @getquipu #ecommerce Clic para tuitear

Se crearán automáticamente en Quipu las facturas para esos pedidos pagados previamente. Una vez hagas la sincronización incluso desaparece esta opción. No sé ¿es perfecto verdad?

sincronizacion-pedidos-previos-woocommerce-con-quipu

Para finalizar, como ya sabes que WooCommerce no contempla el campo de NIF para los pedidos, es recomendable que instales un plugin como EU VAT number para incluirlo y así que se integren perfectamente tus pedidos y tus facturas y se asocien a los clientes existentes en Quipu. En caso contrario en cada nuevo pedido Quipu crearía un cliente nuevo.

Vamos, que lo tienes que instalar sí o sí, pero no es nada raro, si vas a emitir facturas, uses Quipu o lo hagas con cualquier otro plugin o sistema, tienes que añadir el NIF en tus pedidos.

Una vez todo configurado y en marcha la maquinaria funciona solita y…

  • Cada vez que te paguen un pedido la factura correspondiente aparecerá automáticamente en tu cuenta de Quipu
  • Puedes personalizar facturas, enviarlas por correo, duplicarlas, descargarlas y mucho más
  • Crear facturas rectificativas e intracomunitarias
  • Todo lo demás que te ofrece Quipu en el panel de tu cuenta…

¿Merece la pena?

Siempre puedes optar por contratar un gestor por 60€ o más e irle pasando la información, más el engorro de llevar tus hojas de cálculo, acumular tickets, ya sabes.

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Pero sinceramente, con los planes que ofrece Quipu, especialmente para autónomos, no hay color, además puedes probarlo durante 15 días al completo y decidirte, que es a lo que te animo, simplemente haz clic aquí y comprueba todo lo que tiene.

Además, te recuerdo que Quipu tiene aplicación móvil para iOS y Android, para llevar toda tu empresa en el bolsillo.

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Los planes de Quipu no son nada caros, menos con todo lo que ofrece, y te olvidas de trámites mientras tienes control total de tu facturación y además todo integrado con tu/s tienda/s online ¿qué más quieres?

¡Quiero ganar dinero con Quipu o que me salga gratis!

Has hecho bien en decirlo, casi se me olvidaba …

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También tienen sistema de afiliados, solo tienes que darte de alta en el sistema, y ni siquiera tienes que ser usuario de Quipu para recomendarlo y empezar a ganar dinero con cada registro de pago.

¿Y tú, qué sistema de facturación utilizas?

Si utilizas otro sistema de facturación que se integre con WooCommerce ya tardas en contárnoslo en los comentarios, o si has probado ya Quipu, así aprendemos todos

🙂

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Autor: Fernando

Fernando Tellado, apasionado de WordPress, profesor, consultor y ponente. Maquero cansino, padre de tres hijos y de una perrita Beagle, Bilbaíno de nacimiento, Español de corazón y ciudadano de donde me quieran.Autor del libro WordPress - La tela de la araña. Mi blog personal es Navegando con red, donde he crecido como escritor en la red y ofrezco mis visiones acerca de la Web 2.0 y la blogosfera.

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