Crear un formulario de contacto con Google Drive que te avise de los envíos

Creo que no hace falta contarte la cantidad de plugins que existen para añadir a tu web uno elemento básico, un formulario de contacto. Pero hay más opciones, y por si no te lo has planteado también puedes usar la tecnología de Google Drive para insertar formularios en tu WordPress, con todo lo que puedas necesitar.

Lo que uno suele buscar en un formulario de contacto, salvo casos muy especiales, es …

  • Creación y configuración sencilla de campos del formulario.
  • Modificación del diseño del formulario.
  • Poder crear varios formularios según la necesidad.
  • Posibilidad de adjuntar ficheros.
  • Un registro de los formularios recibidos
  • Exportación de
  • Avisos por email de cada formulario enviado.
  • Que funcione bien y siempre

Pues bien, ya habrás adivinado que casi no hay ningún plugin de formularios que cumpla todas estas necesidades. Los hay que cumplen algunas, otros la mayoría, algunos casi ninguna.

Tienes los de JetPack, que guardar registro y puedes añadir o modificar campos pero del diseño mejor no hablamos, ni mucho menos de exportar. Luego está el fantástico Contact Form 7, un clásico, muy completo en cuanto a campos, ampliable con extensiones, pero para modificar el diseño no te queda otra que crear reglas CSS específicas, y bueno, luego hay soluciones profesionales, de pago la mayoría (o freemium) que también pero ¿a que ninguno de ellos puede competir con una aplicación que:

  1. Ya la tienes disponible
  2. Es grátis
  3. No consume recursos de tu sitio
  4. Cumple todas las necesidades habituales y algunas más

Sí, estoy hablando de Google Drive. que no solo nos sirve para hacer copias de seguridad de WordPress en Google.

No había hablado antes de esta opción porque carecía de un básico: la notificación por email cuando haya un envío. No es que no se pudiese hacer pero pasaba por instalar complementos de terceros, no siempre duraderos en el tiempo y en ocasiones con bastantes fallos. Pero ya hace tiempo que esta utilidad está integrada directamente en Google Drive, así que ya es perfecto.

Así que vamos a ver cómo se hace, por si nunca has creado un formulario de Google Drive.

Crear el formulario de Google Drive

Lo primero es ir a tu cuenta de Google Drive y en el botón NUEVO elegir Formulario de Google.

1 crear nuevo formulario

 

A continuación le pones un nombre descriptivo.

2 nombre formulario

Y empiezas a añadir campos entre los disponibles en el desplegable de cada uno.

3 añadir campo

 

Es interesante revisar la zona de Ajustes avanzados, para añadir reglas de validación del texto introducido por los usuarios, como por ejemplo la detección de cuentas de correo electrónico. Igualmente es importante decidir si la respuesta de cada campo será obligatoria o no.

4 reglas de validacion

Para finalizar, personalizas el mensaje de confirmación del envío, un toque de distinción.

5 campo confirmacion envio

 

Desde este momento ya puedes previsualizar tu formulario y realizar los cambios que quieras en cualquier momento, y no solo ahora, sino en cualquier momento posterior, aún después de haberlo publicado.

6 vista previa formulario

 

También, desde ya, puedes generar un enlace para compartir tu formulario o, lo que estamos buscando, el código de incrustación para incluirlo en la página o entrada de nuestro sitio donde queramos que aparezca el formulario publicado.

Copias el código iframe que se nos ofrece y ya podemos ver el formulario en nuestra web si queremos, pero espera, no es el momento adecuado, aguanta un poco que no queda casi nada.

6 vista previa formulario

 

Antes vamos al menú denominado Respuestas y elegimos el submenú Elegir destino de las respuestas para, a continuación, en la ventana emergente, decir a Google que genere una nueva hoja de cálculo (o una hoja en una ya existente, a gusto de cada uno).

 

Hecho esto ya podemos pulsar el botón Ver respuestas, que nos llevará a la hoja de cálculo recién creada, de momento vacía.

11 ver respuestas

 

Configurar las notificaciones de nuevos envíos de formularios

El siguiente paso, realmente importante, es configurar los avisos, para que Google nos avise por email cuando alguien rellene un formulario y así no perdamos ninguna oportunidad de atender a un visitante que haya usado el formulario.

Para ello, en la vista de las respuestas, en la hoja de cálculo, ve al menú Herramientas donde encontrarás un submenú llamado Reglas de notificación. ¡Ahí está!

Por defecto ya nos muestra a qué email se enviarán los avisos, y solo tenemos que elegir si recibiremos un email inmediatamente que se envíe un formulario desde nuestra web o si preferimos un resumen diario. Una vez decidamos lo que nos conviene (hazme caso y márcalo como en la captura) ya podemos confirmar las reglas de notificación.

Insertar formulario de Google Drive en WordPress

Si no lo hemos hecho antes, también podemos obtener desde la hoja de respuestas el código para incrustar el formulario en la página de contacto de nuestro sitio, o donde quieras. Para ello eliges la opción Insertar formulario en una página web del menú Formulario. De hecho el sitio y momento de hacerlo es justo ahora, pues aquí tenemos las opciones precisas para que todo funcione bien.

14 publicar en la web

 

Es muy importante que quites la marca de Es necesario que los lectores accedan a sus cuentas de XXXXXX si creas el formulario desde Google Apps para tu Dominio, como en el ejemplo, pues de otro modo solo lo verán los miembros de tu organización. Igualmente de importante es, ahora sí, marcar la casilla para Volver a publicar automáticamente cuando se realicen cambios. De este modo cualquier modificación que hagas en el formulario se aplicará de inmediato allí donde hayas incrustado el código.

 

Solo te queda copiar y pegar el código iframe que se te ofrece y pegarlo en la página o entrada (pestaña Texto) de WordPress donde quieras que aparezca. Pruébalo y a otra cosa.

Cuando alguien rellene tu formulario recibirás un email que te avisará del día y hora en que lo ha enviado y te ofrecerá un enlace para pasar a ver su mensaje en la hoja de respuestas de Google Drive generada anteriormente.

Personalizar el diseño del formulario

Para crear tus formularios dispones de un buen montón de elementos a utilizar como campos:

  • Texto
  • Párrafo
  • Casillas tipo test
  • Casillas de verificación
  • Lista de elementos
  • Escala de elementos
  • Tabla de elementos
  • Selectores de fecha y hora
  • Áreas de encabezados y títulos
  • Saltos de página para usar múltiples páginas
  • Imágenes
  • Vídeos

21 tipos de campos

Y en cuanto al diseño, en cualquier momento, desde la creación hasta después de su publicación, puedes elegir entre los temas base de diseño y, lo mejor de todo, personalizar todos y cada uno de los elementos de cada tema (cabecera, fondo, tipos de letra, alineaciones, etc.)

Ventajas e inconvenientes de los formularios de Google Drive en WordPress

Como todo en esta vida, los formularios de Google Drive tienen sus ventajas y desventajas cuando los comparamos con los plugins.

Ventajas

  • Se alojan en los servicios cloud de Google, con lo que ahorras tiempos de carga, que serían superiores en tu web.
  • No instalas scripts adicionales en tu web, con lo que mejoras el rendimiento y tiempos de carga.
  • No necesitas instalar ningún plugin de formulario que, por sus conexiones con la base de datos, ralentizan la carga de tu sitio.
  • No necesitas actualizar nada, cualquier cambio se muestra de inmediato pues el código de incrustación es único para cada formulario.
  • No dependes de que un desarrollador pueda seguir manteniendo y actualizando un plugin.
  • No llenas tu base de datos con más tablas de los envíos, todo se aloja en una hoja de cálculo de tu cuenta de Google.
  • Puedes exportar cada formulario o todos como  hoja de cálculo, pdf, o zip.
  • Puedes declarar el fichero sin problemas en la Agencia de Protección de Datos.
  • Eliminas los riesgos de seguridad inherentes a los plugins de WordPress en general y los de formularios en particular, que son muchos y variados.
  • Gestión multiusuario en directo como todas las aplicaciones de Google, pudiendo añadir colaboradores que te ayuden a gestionar los envíos.
  • Puedes modificar varios formularios, insertados en varios sitios, desde tu única cuenta de Google.
  • Formularios responsive aunque tu web no lo sea.

Desventajas

  • El diseño no se integra con tu tema WordPress, es un iframe incrustado. Puedes personalizarlo para que se parezca casi del todo pero siempre estará como objeto incrustado.
  • Podría ser que algún día le de a Google por abandonar el servicio, que ya ha pasado con algún otro.
  • No se integra con el resto de plugins de WordPress para funcionalidades especiales, que podrían ser interesantes (quizás).

Ahora te toca a ti decidir. Yo he apostado por ellos desde hace días y no puedo estar más contento. Un plugin menos, varios scripts menos, más control y más sencillo.

AVISO: esta publicación es de hace dos años o más. Si es un código o un plugin podría no funcionar en las últimas versiones de WordPress, y si es una noticia podría estar ya obsoleta. Luego no digas que no te hemos avisado.

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Autor: Fernando Tellado

Fernando Tellado, apasionado de WordPress, profesor, consultor y ponente. Maquero cansino, padre de tres hijos y de una perrita Beagle, Bilbaíno de nacimiento, Español de corazón y ciudadano de donde me quieran. Autor del libro WordPress - La tela de la araña. Mi blog personal es Navegando con red, donde he crecido como escritor en la red y ofrezco mis visiones acerca de la Web 2.0 y la blogosfera.

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