IRPF de autónomos en WooCommerce: requisitos para aplicarlo bien y opciones que tienes

La retención del IRPF es de las cosas más incómodas de montar en una tienda WooCommerce en España, porque el sistema de impuestos del plugin, olvídate de WordPress, no está pensado para restar nada. Aquí tienes por qué ocurre, qué tiene que cumplir cualquier solución que te plantees y qué opciones hay hoy según tu caso.

Como siempre en estos temas, esto explica cómo se comporta el software y no te dice qué tienes que facturar, que para eso está tu asesoría.

Antes de nada, comprueba si esto te afecta

Mucha gente llega aquí buscando aplicar el IRPF sin tener que aplicarlo, así que empecemos por aclararnos en esto. Para que tengas que hacer retención en una factura se tienen que dar las tres condiciones a la vez, no dos ni una.

• Quien emite la factura es un autónomo persona física, no una sociedad mercantil.
• Ese autónomo está dado de alta en una actividad profesional, de las secciones segunda o tercera del impuesto de actividades económicas. Si estás en la sección primera, que son las actividades empresariales, no retienes.
• El cliente es una empresa u otro profesional. A un particular no se le retiene nunca, da igual a qué te dediques tú.

Los tipos, por si tampoco los tienes frescos, son el 15 % general y un 7 % reducido para autónomos nuevos durante el año en que se dan de alta y los dos siguientes. El porcentaje que apliques tiene que coincidir con el que declaraste al darte de alta en Hacienda.

Si has llegado hasta aquí y resulta que vendes productos al público desde una tienda online, lo más probable es que estés en una actividad empresarial y que esto no te haga ninguna falta. Puedes cerrar la pestaña tranquilo. Lo que quizá sí te toque es el recargo de equivalencia, que es un asunto distinto.

Si ya tienes claro lo anterior y sigues queriendo saber cómo aplicar el IRPF en WooCommerce sigue para abajo.

Por qué WooCommerce no aplica bien la retención del IRPF por su cuenta

Hay dos motivos encadenados, y merece la pena entender los dos porque condicionan todo lo demás.

1. El primero es que la tabla de impuestos de WooCommerce solo entiende de geografía. Mira sus columnas y lo ves de un vistazo, porque son país, provincia, código postal y ciudad, todas geográficas. No hay ninguna donde poner una condición del estilo de «solo si el comprador es profesional», y en la retención lo que decide si se aplica o no es precisamente quién te está comprando, no dónde vive.
2. Y de ahí sale el segundo, que es la consecuencia práctica. Cualquier tarifa de retención que montes en esa tabla se le aplicaría a todo el que comprase desde esa zona, incluidos los particulares a los que no hay que retener, que probablemente sean la mayoría de tus clientes.

Eso no es un despiste que vayan a corregir mañana, forma parte de cómo está diseñado el sistema de impuestos en WooCommerce, así que la parte que falta siempre es la misma, algo que sepa distinguir qué tipo de cliente está comprando, y eso tiene que venir de fuera de la tabla de tarifas.

Restar la retención como comisión negativa descuadra el IVA

WooCommerce tiene una API de comisiones que permite añadir líneas sueltas al carrito, y admite importes negativos, así que el primer atajo que se le ocurre a cualquiera es meter por ahí una línea del 15 % en negativo. Aparentemente funciona de maravilla, porque la retención aparece en el carrito, en la pantalla de pago, en los correos del pedido y hasta en las facturas.

El problema es que los números salen mal. Al restar la retención antes de calcular el IVA, WooCommerce acaba aplicando el IVA sobre un subtotal ya reducido, y eso no es lo que dice la norma. Con una factura de 1.000 € de base, IVA al 21 % y retención del 15 % se ve de un vistazo.

O sea que se repercuten 31,50 € menos de IVA en cada factura de ese importe, y eso no es un detalle estético sino una liquidación mal hecha.

El IVA se calcula sobre la base imponible completa, haya retención o no, porque son dos conceptos independientes que van sobre el mismo número.

Y hay un segundo problema igual de gordo, y es que esa línea negativa se le aplica a todos los clientes, también a los particulares a los que no hay que retener y a los compradores de fuera de España, que ni pintan en esta historia.

Qué tiene que cumplir una solución de IRPF para que sea válida

Con lo anterior claro ya podemos preparar la lista de requisitos, que te sirve tanto si vas a comprar un plugin como si vas a encargarle el desarrollo a alguien. Son cinco y no sobra ninguno.

• Calcular la retención sobre la base imponible y dejar el IVA intacto, que se calcula sobre esa misma base.
• Aplicarla solo cuando el cliente sea profesional o empresa, con alguna forma de que eso quede identificado en el pedido.
• Aplicarla solo a clientes españoles, porque a un cliente francés no se le retiene.
• Permitir configurar el porcentaje, para poder poner el 7 % si eres autónomo nuevo o cambiarlo cuando dejes de serlo.
• Llevar la retención hasta el final, o sea al pedido, a los correos y sobre todo a la factura, no solo a la pantalla de pago.

Con esos cinco puntos en la mano se entiende por qué hay técnicas que se quedan cortas.

La comisión negativa que vimos antes falla en el primero, meter la retención como línea de descuento desde un plugin de facturas falla por lo mismo, ya que un descuento comercial modifica la base imponible y una retención no, y montar la tarifa directamente en la tabla de impuestos, sin nada más, falla en el segundo, porque se le aplicaría también los particulares.

Que una técnica cumpla dos o tres requisitos y falle en el resto no la salva, porque lo que sale es una factura incorrecta.

Las opciones disponibles según tu caso

Aquí va lo que hay, ordenado de menos a más complicado.

Si vendes poco a profesionales igual ni merece la pena

Esta opción resuelve más casos de los que parece. Si el noventa y tantos por ciento de tus ventas son a particulares y solo de vez en cuando te compra una empresa, quizá no compense montar toda esta parafernalia en la tienda.

La alternativa es que esas ventas concretas no pasen por el carrito, sino que las factures aparte desde tu programa de facturación, que sí sabe hacer retenciones sin despeinarse. Un formulario de presupuesto para clientes profesionales, o directamente un correo, y listo.

No es glamuroso, pero es sólido, no depende de ningún plugin y no te va a dar un susto en una actualización. Para bastantes autónomos con tienda es la respuesta correcta.

Si quieres gestionarlo con WooCommerce sí o sí

La buena noticia es que hay buenos plugins, dos en concreto, y los mantienen desarrolladores españoles que conocen esta casuística de primera mano, que es justo lo que necesitas aquí, porque un plugin internacional no va a contemplar nunca las retenciones de un autónomo español.

WooCommerce Autónomos, de José Conti.

Tiene una versión gratuita en el repositorio de WordPress.org con la que puedes probarlo sin gastar un euro, y cumple los cinco requisitos de la lista de arriba.

Añade un selector en la pantalla de pago para que el cliente indique si es particular, autónomo o empresa, aplica la retención solo cuando corresponde, la calcula sobre la base imponible, permite configurar el porcentaje, incorpora el campo de CIF o NIF que hace falta para estas facturas y lo refleja en el pedido y en los correos. De propina trae también el recargo de equivalencia.

El desarrollo grueso está en la versión premium, que cuesta entre 40 € y 150 € al año según el número de sitios y añade lo que a la gratuita le falta.

Ahí están la compatibilidad con el bloque de pago, la de cupones y precios rebajados, la de WooCommerce Subscriptions con recálculo de la retención en cada renovación, la integración con PDF Invoices & Packing Slips para que el IRPF y el NIF salgan en la factura, y la sincronización con FacturaScripts, que al completarse el pedido te crea el cliente y la factura solos y te deja el enlace en el propio pedido de WooCommerce. Pasado el año el plugin sigue funcionando, lo que se renueva es el soporte y las actualizaciones.

Ojo con esto si tu tienda es reciente, porque la compatibilidad con el bloque de pago figura entre las mejoras de la versión premium. Como los bloques de carrito y pago vienen activados de fábrica en las tiendas montadas desde finales de 2023, esa diferencia te puede decidir la compra antes que ninguna otra.

Retención del IRPF en WooCommerce de Enrique J. Ros

El plugin de retención de IRPF de Enrique va por otro camino, apoyándose en la propia tabla de impuestos de WooCommerce.

Tú creas una clase de impuesto adicional con el IVA y la retención, esta en negativo al 7 % o al 15 %, y les pones prioridades distintas, y el plugin se encarga de la parte que WooCommerce no sabe hacer, que es discriminar por cliente.

Si la dirección de facturación no es española no hace nada, si es española pero el cliente es particular tampoco, y solo aplica la retención cuando es español y además autónomo o empresa. Añade también el campo de NIF o CIF de forma opcional, por si ya lo tienes cubierto con otro plugin, con un texto distinto según la actividad que haya elegido el cliente.

Lo tienes disponible por 12,90 € con 6 meses de soporte incluido.

Cuál te conviene depende sobre todo de tu ecosistema:

• Si facturas con FacturaScripts, usas PDF Invoices & Packing Slips o vendes suscripciones, el de José Conti trae esas integraciones ya hechas y documentadas.
• Si no necesitas nada de lo anterior el de Enrique tiene un precio de los que no cuesta pagar.

Yo no he probado ninguno de los dos a fondo en tiendas mías, y luego está cada necesidad, así que confirma la compatibilidad con tu versión de WooCommerce antes de pasar por caja, y de paso pásale a cualquiera de ellos la lista de cinco requisitos de más arriba.

Si tienes desarrollador, esto es lo que hay que resolver

Si vas a hacerlo a medida, el encargo no es añadir una línea negativa al carrito. Lo que hay que resolver es el cálculo sobre la base imponible sin tocar el IVA, la condición de aplicación según tipo de cliente y país, el campo de identificación fiscal en el pedido, y que todo eso viaje intacto hasta el documento de factura.

No te dejo aquí ningún fragmento de código, y es a propósito, porque un apaño mal planteado en una tienda en producción sale bastante más caro que una licencia.

Y luego está la factura, que es donde se juega esto

Que la retención salga bien en la pantalla de pago no significa que la factura esté bien, y son dos cosas distintas.

La factura tiene que cumplir el reglamento de facturación, que exige indicar el tipo aplicado y la cuota por separado, y WooCommerce por sí solo no emite facturas, así que ese documento lo generará tu programa de facturación o un plugin dedicado. Comprueba que la retención llega ahí bien reflejada, y no solo al correo del pedido.

Esto además va a más, porque el sistema de facturación verificable es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos, y a partir de ahí los registros de facturación tienen que ser trazables. Te lo cuento en la guía de Verifactu en WooCommerce.

Por cierto, que si lo que buscabas era entender el resto de la configuración fiscal de tu tienda, desde los tipos de IVA hasta los territorios especiales, lo tienes todo en una guía de impuestos en WooCommerce que publicaré en breve.

Lo que yo haría hoy

Si vendo sobre todo a particulares y me entra una empresa de vez en cuando ni me lo pienso, saco esa venta del carrito y la facturo aparte. Cero plugins, cero mantenimiento y cero complicaciones.

Si la mitad de mi facturación viene de clientes profesionales, empiezo por la versión gratuita del de Conti, para ver cómo se comporta en mi tienda ,y doy el salto a una licencia de pago en cuanto me haga falta el bloque de pago o la factura automática, porque el coste anual es una fracción de lo que cuesta un lío con Hacienda.

Y en cualquiera de los dos casos, la conversación sobre qué porcentaje me toca aplicar y a quién la tengo con mi gestoría, no con un artículo de internet. Ni siquiera con este ¿vale?

Como siempre, eso. sí, cualquier duda me cuentas en los comentarios. Sí, ahí abajo…

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