WordCamp Madrid 2019 desde dentro #WCMAD

Prefacio

No me suele gustar hacer resúmenes de las WordCamp que visito porque siempre son injustos si son excesivamente sinceros, y sino tienden a ser solo masajes.

Y no están mal los masajes, pues toda WordCamp la organizan voluntarios, sin cobrar un euro por ello, y solo merecen halagos y felicitaciones aunque haya cosas que salgan regular.

Así que mis resúmenes de WordCamp suelo hacerlos siempre en persona, de organizador a organizador, de usuario de la comunidad a usuario de la comunidad, y ahí sí suelo contar los «fallitos», que como organizador de otros eventos ves, y que el público no suele notar, pero nos ayudan a mejorar.

Porque si hay algo relevante es que todo organizador de WordCamp quiere mejorar, a pesar del esfuerzo que supone trabajar para un evento de este calado.

Pero bueno, que no quiero entrar en harina de golpe, y aunque este resumen de WordCamp va a ser algo atípico, sin las típicas secciones, algo de orden quiero poner a mis sensaciones y pensamientos.

Vamos…

El liderazgo y primeros retos de WordCamp Madrid 2019

Una de las cosas que todo organizador de WordCamp quiere es que el próximo evento sea mejor que el anterior y haya más asistentes, por la cosa de ponerse metas cada vez más altas, y WordCamp Madrid no es distinta en esto.

He tenido el honor y responsabilidad de formar parte del equipo de organización de WordCamp Madrid en sus 3 ediciones hasta la fecha (2017, 2018, 2019), pero nunca como líder de la organización.

Y es que liderar una WordCamp no es cosa menor, no es solo figurar en los papeles.

Si cada responsable de área de organización tiene muchas horas que dedicar, que quita a su familia y trabajo, el líder del equipo multiplica este esfuerzo por 10, o más.

Tanto Ignacio Cruz en 2017, como Mauicio Gelves en 2018 y Pablo Poveda en 2019 han demostrado – y me han demostrado – con su entrega que son personas con las que la comunidad WordPress siempre tendrá la deuda del tiempo robado a sus vidas.

Y, por mi parte, todo mi cariño por su entrega y buen talante que siempre han tenido en todo momento.

En 2019, Pablo tenía que asumir varios retos importantes, que ha superado con honores.

Por un lado gran parte del equipo era nuevo, pues en WordCamp Madrid, al contrario que en otras WordCamp, no suelen repetir mucho los organizadores, supongo que por el enorme esfuerzo que supone, así que Pablo tenía que afrontar que parte del conocimiento adquirido de años anteriores se perdía, y tenía que suplirlo con más esfuerzo y trabajo por su parte.

Y Pablo ha hecho eso y más, pues no solo recopiló toda la información de años anteriores sino que ha dejado escritos varios «how-to» para próximos organizadores.

Otro reto de cualquier WordCamp, pero en especial de WordCamp Madrid, por la capitalidad y esas cosas que la gente espera, es superar el número de asistentes cada año.

El primer año fueron unos 250 asistentes, 400 en 2018, y claro, en 2019 había que ponerse otra meta.

Mi primera idea siempre fue que llegásemos a los 600 asistentes, un salto brutal, pues suponía 1/3 más de asistentes, suministros, registros, trabajo en definitiva.

Con algunas dudas de por medio, al final asumimos todos el reto y, tras conseguir vender las 500 primeras entradas antes del 15 de marzo, nos lanzamos y las siguientes 100 entradas se vendieron en cuestión de pocos días, logrando el objetivo, aunque nos diese más trabajo.

Y es que cada entrada que se vende supone varias cosas:

  • Packs de comida
  • Camisetas de su talla
  • Organizar el aforo
  • Gestionar el registro
  • Acreditaciones personalizadas
  • Redimensionar todos los suministros (bebida, comida, regalos, etc)

Pero lo logramos, y Pablo, que era el que más dudas tenía al principio, asumió el reto con más ilusión que nadie.

Y no solo es que vendimos las 600 entradas, sino que conseguimos algo casi imposible: prácticamente pleno de asistencia, pues fueron muy pocas personas las que faltaron al evento, y podemos decir que WordCamp Madrid tuvo 600 asistentes, o incluso más, pues también hubo entradas de última hora para prensa, por ejemplo, que no constan en la venta.

En cualquier caso, si algo ha definido el liderazgo de Pablo ha sido la paciencia y tener siempre una sonrisa (aunque sea de Guardia Civil 😀 ) para todos aún en los malos momentos.

El equipo organizador de WordCamp Madrid

Izd. a Dch.: Carla, Julio, Vidania, Jaime, Gaby, Angel, Dani, Fernando, Pablo

Como comentaba antes, el equipo de este año era nuevo en parte, y eso, que podría haber parecido un problema al final no ha supuesto handicap alguno.

Tanto Jaime con los sponsors, como Julio con la comida, Angel con los ponentes, Carlos y sus peleas con el local, Román y Gaby con los diseños, Vidania con su ultrapresencia en la web y en todo, Carla con su cariño y organización de la cena y regalos,  Dani y su gestión de los voluntarios, han hecho un trabajo memorable. Todos y cada uno de ellos son personas con las que trabajaría sin dudarlo en cualquier proyecto, y que desde ya tienen mi admiración y cariño eterno.

Organizar una WordCamp no es cosa menor. El asistente solo ve el resultado, sobre lo que pedimos valoraciones en una encuesta posterior, que aunque duela a veces es necesaria, pero llegar al fin de semana de la WordCamp supone meses de trabajo, para el que nadie nos ha preparado.

Nadie de la organización suele ser experto en eventos, son personas de la comunidad WordPress, diseñadores, desarrolladores, implantadores, blogueros, podcasters, de todo, que deciden en un momento dado regalar parte de su vida para organizar un evento a la mayor gloria de WordPress en su ciudad.

Y sí, por supuesto, supone una alegría hacerlo, y un enorme orgullo, algo que te llevas para siempre, pero por el camino hay mucho esfuerzo, malos ratos, cabreos, problemas, que afortunadamente se compensan con la camaradería de quienes, como tú, están realizando un esfuerzo sin ánimo de lucro, solo por el placer de ofrecer unas jornadas WordPress inolvidables para los asistentes.

Los voluntarios

Mención aparte merecen también los voluntarios.

Hace no mucho tiempo oí decir a alguien que los voluntarios de las WordCamp se apuntaban solo para ahorrarse el precio de la entrada, y no le di una hostia porque me contengo, y en realidad el que es tonto no merece ni atención siquiera.

Los voluntarios de una WordCamp, sí, no pagan la entrada, y además están invitados a la cena de organización, pero curran como nadie. No son meses de trabajo como los organizadores pero sí que nos cogen el testigo cuando estamos con las fuerzas al mínimo y pegan ese último empujón que supone los días de la WordCamp.

Además, muchas veces vienen de todas partes del país, lo que les supone un esfuerzo adicional de gasto en viajes y alojamiento, y lo hacen todo con alegría envidiable.

Se dan una paliza tremenda cargando cajas, limpiando, organizando bolsas, ayudando a los asistentes, recogiendo, y todo con una sonrisa, aunque se estén perdiendo la ponencia que más ilusión les hacía ver, aunque siempre procuremos los organizadores que haya un equilibrio entre trabajo y disfrute.

No puedo hacer distinción, porque todos los años son geniales, pero a los voluntarios de WordCamp Madrid 2019 tengo que deciros que nos habéis sorprendido gratamente, y que os llevamos en el corazón para siempre, sois fantásticos, y os agradecemos el esfuerzo que supone se parte de la organización tan enorme como WordCamp Madrid, y haberlo hecho todo de 10.

Así que si ves a un voluntario en una WordCamp, dale las gracias, porque le están dedicando muchas horas, dinero y esfuerzo, sin cobrar nada por ello, para que tú disfrutes de 2 días de WordPress.

Cosas que queríamos cambiar/mejorar y novedades

Fotaza de Álvaro Gómez

Cuando te planteas organizar una WordCamp siempre hay un punto de partida, que suelen ser WordCamp de otras ciudades o la anterior de tu ciudad.

En el caso de WordCamp Madrid nos planteamos varias cosas que queríamos cambiar:

Visibilidad de los patrocinadores

Porque en otras WordCamp solo suelen tener espacio físico en el evento los paquetes superiores (más caros) de patrocinio, y en esta ocasión quisimos que todos tuviesen sitio en el evento, que a fin de cuentas pagaban ellos en gran medida con sus aportaciones.

Hubo espacios diferentes en base al nivel de patrocinio, como es justo, pero todos tuvieron espacio y contacto con los asistentes.

Esto también incluyó la asistencia de patrocinadores de todos los packs a la cena de organización.

Creo sinceramente que es algo a adoptar por todas las WordCamp.

Ampliar la asistencia

Como ya he comentado antes, queríamos llegar a los 600 asistentes, y así ser la segunda WordCamp local de Europa por delante de Londres, y solo detrás (de momento) de París, que ronda los 900 asistentes.

Por supuesto, ya habíamos sido, y este año también, la WordCamp con más asistentes de España.

No es que importe el tamaño, pero mola, y además, cuanto más grande el evento más relevancia tiene WordPress. Por ejemplo, este año han venido prensa que otros años no consideraron asistir.

Talleres

Un evento WordCamp debe ser eso, una Camp, y eso implica talleres donde aprender realmente a hacer cosas con WordPress, no solo a inspirarse con las ponencias, o como digo yo, «llevarte tarea», que suele ser el valor principal de una WordCamp.

Este año hubo una sala dedicada exclusivamente a talleres, que por la asistencia, está claro que han gustado, pues estuvieron siempre a tope, con overbooking incluso.

Mejorar la selección de ponencias

Siempre digo que lo más difícil y desagradecido es la elaboración del programa, pues nunca estará al gusto de todos.

Y no es que pensásemos que el programa de otros años fuese malo, que no lo fue. Los ponentes de una WordCamp, al igual que los organizadores y voluntarios, no cobran un euro, y quitan tiempo a sus trabajos y familia para compartir conocimiento, siempre ofreciendo lo mejor de sí mismos.

Pero intentas compensar unas salas con otras, abordar otras temáticas, contentar a todos (esa misión imposible), bueno, el caso es intentarlo.

Partiendo, eso sí, de varias premisas que, a veces algunos asistentes olvidan al valorar bajo su único punto de vista, el programa:

  • El 80% de los asistentes a una WordCamp es su primera vez.
  • El 70% de los asistentes a una WordCamp tienen nivel de usuario no especializado.
  • Una ponencia no es para aprender, para eso está Internet, libros y cursos, una ponencia es para «llevarse tarea», ver posibilidades, nuevas herramientas, trucos, orientaciones, nuevos puntos de vista. Si no sabes PHP o configurar un plugin de caché no esperes aprenderlo en una ponencia, pero sí conocerás buenas prácticas, sabrás como evitar errores comunes, y te llevarás consejos y experiencias de profesionales que te harán mejorar con tu WordPress, siempre, y de todos.
  • Tienes que elegir, al haber varias salas simultáneas, y lo que no veas en directo podrás más tarde verlo en wordpress.tv. Luego tienes que elegir aquellas ponencias que aportan valor en directo, por la experiencia del ponente, o lo motivador de la temática, algo que se vive mejor en directo, siendo partícipe. Podrás equivocarte en alguna elección, o lo pensarás, pero si tienes la mente abierta siempre te llevas algo, siempre.
  • El programa se conforma con las ponencias que reciben los organizadores. No hay una lista de ponentes y ponencias con su caché a medio millón y esas cosas.
  • No existe el programa perfecto para cada persona. Un desarrollador querrá que todas sean de programación, un diseñador de diseño, un emprendedor de marketing y SEO, por ejemplo. Pero a una WordCamp debes ir con la mente abierta a que, por ejemplo, alguien te enseñe como debes dejar de usar Photoshop y animarte a aprender CSS.

Las charlas rápidas

Una novedad de este año fueron las charlas rápidas, de 10 minutos y sin preguntas del público, algo que nos sembró muchas dudas de si funcionaría o no, me explico.

Si ya coordinar ponencias al uso (20 o 25 minutos, más  5 o 10 minutos de preguntas, más 5 mn. para cambio de ponentes, sala, etc) ya es complicado, ni imaginas lo que es coordinar al doble o más de ponentes, sin tiempos extra, para charlas de 10 minutos y que todo cuadre.

No solo tienes que impedir que se pasen de tiempo, también hay que tratar de ir en hora con el resto de salas, elegir un orden que sea dinámico, y sobre todo que tanto asistentes como ponentes vivan una experiencia enriquecedora.

El origen de la idea de las charlas rápidas fue el hecho de que en una WordCamp se reciben muchas propuestas de ponencia que, si las limitas a ponencias largas, te dan espacio para pocos ponentes/conocimientos. Además de la pena que da siempre no poder dar cabida a todos esos ponentes que, con toda su ilusión, te mandan su propuesta.

Así que vimos la oportunidad de ofrecer esta sala para charlas rápidas, de 10 mn, que bien planificadas, pueden ser incluso mejores que las más largas, que a veces dan demasiado espacio para enrollarse en vez de ir al grano.

Y mira por donde el resultado ha sido buenísimo. En algún momento hubo alguna descompensación entre salas, pero fue algo menor, y en contrapartida la sala de charlas rápidas fue la más animada, variada, enriquecedora, de la WordCamp, a tenor de las valoraciones de los asistentes.

Ocurría la curiosa situación por la que alguien que iba a ver una charla de, digamos, desarrollo, por la inmediatez, terminaba aprendiendo de marketing o haciendo sentadillas para llevar una vida menos sedentaria.

Y es que una WordCamp también es eso, son experiencias, conocimiento compartido entre usuarios de WordPress, algo que ha tenido su espíritu en la sala de las charlas rápidas, y así nos lo han dicho los asistentes en sus comentarios e incluso artículos que luego han publicado.

El podcast

Gran idea de Jaime y Dani hacer un podcast desde el que ir calentando motores para la WordCamp. Tuvo un gran seguimiento y miles de audiciones así que fue un éxito total.

Mentorías para ponentes

En línea con lo anterior, y gracias a Angel y el equipo de Parlanchines, ofrecimos mentorías de presentación en público a todos los ponentes que quisieron.

La experiencia ha sido brutal, y los que han aprovechado esta oportunidad han mejorado como ponentes, para beneficio de los asistentes.

Fue una decisión fantástica, pues este año más del 50% de los ponentes de WordCamp Madrid era su primera ponencia, con lo que el aprovechamiento fue brutal.

El networking

Hacer que se comuniquen entre sí los asistentes que no se conocen, que interactúen con los ponentes y patrocinadores es siempre de los más difícil.

Los que ya se conocen tienden naturalmente a los corrillos, lo que dificulta aún más que se integren los asistentes noveles. Y no es que la gente de la comunidad WordPress sea cerrada, todo lo contrario, es que es ley de vida.

Así que a Dani Serrano se le ocurrió la feliz idea de organizar un juego que animaba a:

  • Hablar con un organizador/voluntario para ganar un punto.
  • Hablar con un ponente para ganar otro punto.
  • Hablar con un patrocinador para ganar otro punto.
  • Hablar con otros asistentes para descubrir los retos que no venían en su tarjeta pero sí en la de otros.

Era algo sencillo, aunque con cierta dosis de misterio, la que animaba a preguntar a otros.

Contributor Day

Si me conoces un poco ya sabrás que, para mi, el Contributor Day de una WordCamp es una jornada imprescindible y especial. Si el día de ponencias «recibes WordPress», en el día de la comunidad «haces WordPress».

Para este año quería mejorar algunas cosas, a saber:

  • Cubrir la mayoría de áreas de contribución, pues en otras ocasiones solo se hacían mesas de comunidad, soporte, traducciones y poco más. Tuvimos 9 mesas de contribución, todas a tope de gente.
    • Comunidad
    • Soporte
    • Traducciones
    • Plugins
    • Temas
    • Core
    • WordPress TV
    • Marketing
    • Diseño
  • Aumentar el número de asistentes, para lo que publiqué en el blog de WCMAD un artículo sobre preguntas frecuentes del Contributor Day, además de animar a los asistentes del día de ponencias en todas las ocasiones posibles. El resultado fue muy bueno, con más de 180 personas contribuyendo realmente en las mesas. En otras WordCamp se ha probado a hacer el Contributor Day el día antes de las ponencias pero lo que he visto es que va mucha gente y se contribuye menos que si se hace al día siguiente, cuando ya los asistentes tiene claro lo que es, y la oportunidad de compartir WordPress en corto con los enormes profesionales que hay.
  • Poner objetivos, para que las mesas de contribución no sean una extensión de recibir información sobre WordPress, sino contribución real, con resultados.
  • Tener configuradas las mesas y los responsables con antelación. Creo que es fundamental tener ya previamente pactadas las mesas y responsables, presentarlos, plantear objetivos, sin lugar a la improvisación. Siempre hay que mover mesas porque hasta el día en cuestión no sabes cuántos asistentes querrán ir a cada mesa, pero cada responsable hizo un trabajo de 10, así que gracias Pablo, Nilo, Rocío, Priscilla, Ana, Vidania, Samuel, Darío, David, y a Matías por el asalto y fantástico trabajo.

Equipo de redes sociales

Algo que eché en falta otros años y este año si tuve fue un equipo de voluntarios exclusivamente para gestionar las redes sociales del evento, y se ha notado.

Vale que he partido de tres joyas como son Sacramento, Gaby y Eliane, y gracias a ellas ha sido todo facilísimo.

Lo que hay que mejorar. El «mea culpa» necesario

A pesar de lo que salió bien, que fue la mayoría, y este resumen está hecho desde el prisma analítico, aunque a ratos paro (y tú no lo ves) para soltar alguna lagrimita al acordarme de detalles, también hay cosas que mejorar, que me apunto por si me vuelvo a animar a formar parte de la organización, o por si sirve a otros organizadores de WordCamp.

Happiness Bar

Esto habrá que mejorarlo. Me refiero a la barra de expertos, o como se le quiera llamar, donde puedes encontrar a los ponentes y personas de la organización para ayudarte con tu WordPress.

Se anunció en la web, en la ponencia de apertura de Pablo, lo coordiné con los ponentes para que estuviese cubierto todo el día con su presencia, pero a muchos se les olvidó decírselo a los asistentes, y también le faltó algo de visibilidad en modo de carteles o similar.

Es algo que considero que aporta mucho, y bien hecho será muy apreciado por los asistentes, así que tarea pendiente.

La Nave

Creo que a nadie se le escapa que el local es espectacular, además de bonito, pero hubo sus cosas.

Por ejemplo, algo que casi nadie sabe es que no pudimos entrar a La Nave hasta las 18:00 de la tarde del viernes, y teníamos la cena de organización a las 21:00, y que no podríamos entrar hasta las 7:00 del día siguiente, con lo que había que montar todo en 3 horas escasas.

Para poner las cosas más emocionantes, nos encontramos toda la nave llena de basura de un evento anterior, y ni rastro de equipo de limpieza, así que nos tocó limpiar todo el local a la mañana siguiente, para lo que Pablo fue muy previsor y se trajo escobas y mochos.

Tampoco es que La Nave nos lo haya puesto fácil en otros sentidos. El papeleo fue una pesadilla de ida y vuelta, y la falta de un responsable que nos informara medianamente nos provocó algunos de los momentos más estresantes de WordCamp Madrid 2019, llegando al punto de que una semana antes no teníamos claro si se podría celebrar o no, pero esto lo sabes ahora.

El bueno de Carlos se pegó unos cuantos paseos al Ayuntamiento de Madrid con cero resultados, pero al final todo se solucionó, aunque tengamos la sensación de no saber muy bien cómo aún.

Esto nos ha hecho plantearnos seriamente el local para 2020, pero esa ya es otra historia.

El almuerzo

Aunque lo importante de una WordCamp no es la comida, sí es cierto que las ensaladas de este año de la caja de la comida era raquítica. Los sandwiches estaban bien de tamaño pero creo que algo aburridos, no invitaban al disfrute, la verdad.

Al contrario que los churros y porras, siempre un placer local, por lo que Pablo nos ha bautizado como WordPress & Churros, la caja del almuerzo habrá que mejorarla.

Por supuesto, atendimos las necesidades alimentarias de todos, pero he leído alguna queja sobre ello así que igual falló la comunicación, pues de verdad que atendimos la especialidad alimentaria de todo el que nos informó de ello.

Ecología

Esto es algo que tenemos que mejorar todas las WordCamp, pues en todo evento se generan muchos residuos que se podrían evitar.

Una buena práctica fue la de WordCamp Las Palmas de Gran Canaria, que sustituyeron las botellas de agua por cantimploras que los asistentes rellenaban en botellones.

Tenemos que habilitar más cubos para separación de residuos, eliminar todo el papel posible, y reducir el uso de plásticos a la mínima expresión para dejar la menor huella posible.

El planeta no tiene plan B para los humanos, y debemos ser responsables, y aquí la comunidad WordPress deberíamos dar también ejemplo, y aún no lo hacemos.

Hemos quitado el plástico de las acreditaciones, reducido algo el uso de papel, pero aún queda mucho por hacer. Por supuesto, en consonancia con los responsables del local, porque los organizadores no podemos llegar a todo, y hay cosas que dependen del local, pero tendremos que hacerlas valer también.

Proceso de registro

Se me hace hasta raro poner algo aquí como puntos a mejorar, porque soy consciente de que registrar en minutos a 600 personas, darles su bolsa y camiseta de su talla es poco menos que una heroicidad, y creo que tanto en 2018 como en 2019 hemos cumplido con honores.

Pero sí que este año hubo un pequeño fallo, aunque muy visible, y es que no contamos con que eran 1/3 más de asistentes, y que solo había media hora entre la apertura de puertas y el comienzo de la primera ponencia, así que hubo algo de aglomeración en las puertas.

Se registraba con mucha rapidez, pero la aglomeración ahí estaba, inevitable.

Esto se solucionará fácilmente abriendo media hora antes, no tiene más misterio.

¿Resumen?

Lo sé, es un resumen raro, aquí no hay detalle de las ponencias, ni fotos o menciones emocionantes, pero ya he anunciado que era un resumen desde dentro.

Pero es que, además, la realidad es que no vi ninguna ponencia en directo. Me tocó revisarlas todas, y pedir pequeños cambios (lo siento, sí, era yo), pero no tuve la oportunidad de disfrutarlas más allá de un par de minutos entre tarea y tarea.

Sí quiero terminar con un agradecimiento inmenso a Pablo, Carla, Dani, Julio, Angel, Jaime, Carlos, Vidania, Gaby y Román por se gente maravillosa.

Otro agradecimiento enorme a los voluntarios, ponentes, patrocinadores y asistentes, sin los cuales nada de esto habría sido posible.

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Autor: Fernando Tellado

Fernando Tellado, apasionado de WordPress, profesor, consultor y ponente. Maquero cansino, padre de tres hijos y de una perrita Beagle, Bilbaíno de nacimiento, Español de corazón y ciudadano de donde me quieran. Mi último libro es WordPress - La guía completa. Mi blog personal es Navegando con red, donde he crecido como escritor en la red y ofrezco mis visiones acerca de la Web 2.0 y la blogosfera. Sigue a @fernandot en Twitter

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