Estados de pedido y gestión de pedidos en WooCommerce

Cuando un cliente realiza una compra en tu tienda online creada con WooCommerce se genera un pedido que puede tener diversos estados según en qué «momento» esté el proceso del mismo.

Para un gestor de tienda online basada en WooCommerce es importante conocer estos estados de pedido y cómo gestionarlos o incluso crearlos, y es lo que vamos a aprender hoy ¿te animas?, verás qué fácil es.

Estados de pedido de WooCommerce

Como te decía, un estado de pedido es un indicador que muestra en qué situación se encuentra cada pedido concreto, lo que determinará qué pasará con el pedido del cliente, las acciones que puede realizar el gestor de la tienda y, en definitiva, el estado de la compra del cliente.

Así que vamos a ver qué estados de pedido nos podemos encontrar en la gestión de pedidos con WooCommerce, para saber qué significa cada uno.

  • Pendiente de pago: El estado de pendiente de pago se muestra cuando se recibió el pedido pero aún no se inició o hubo un fallo en el pago. También puedes denominarlo como «en espera de pago» o «pedido sin pagar».
  • Fallido: Verás este estado de pedido cuando haya algún fallo en el pago. A veces, cuando un pedido requiere autorización para completar el pago; mostrará un estado pendiente hasta que se verifique o hasta que se autorice.
  • Procesando: Cuando se realiza el pago pero el pedido está pendiente de cumplimiento, mostrará un estado de procesando. Este suele ser el estado de pedido por defecto para las más populares pasarelas de pago online, como PayPal, RedSys o Stripe. No es necesario pasar el estado de pedido a completado porque el pago se ha realizado correctamente, salvo que prefieras marcarlos tú como completados por cuestiones de orden y gestión.
  • Completado: Cuando el pedido se completa con éxito y no requiere pasos adicionales, quedará en estado completado. Ninguna pasarela de pago activa este estado del pedido, que normalmente debe activarlo el gestor de la tienda.
  • En espera: Este estado de pedido se mostrará cuando se reduce el inventario pero el pago aún no se ha iniciado, ni online ni offline. Este estado del pedido es el habitual cuando el cliente utiliza un método de pago que no es online, como transferencia bancaria, contra reembolso, cheque, etc., que requieren una confirmación adicional para el pago. Solo cuando haya registrado el gestor de la tienda el pedido puede pasarlo al estado de pendiente de pago.
  • Cancelado: Cuando el pedido lo cancela el cliente o el gestor de la tienda. Algunos plugins de membresía o suscripción pueden generar este estado de pedido cancelado cuando se anula o finaliza una suscripción o membresía.
  • Reembolsado: Este estado del pedido es el resultante cuando el gestor de la tienda reembolsa todo o parte del importe del pedido al cliente, bien automáticamente desde la pasarela de pagos o manualmente desde la pantalla de gestión del pedido.

Otros estados de pedido

Además de WooCommerce, los plugins y pasarelas de pago que tengas instalados y activos pueden añadir otros estados de pedido, como los siguientes:

  • Identificación obligatoria: Este estado puede mostrarse cuando el pedido requiere que el cliente identifique la transacción. Si el cliente es de la región europea, se deben seguir las pautas de SCA, por ejemplo. No es un estado de pedido por defecto de WooCommerce sino requerido por algunas pasarelas de pagos.
  • Generar facturas / Factura en PDF: Plugins de creación de facturas en PDF tan populares como Yith WooCommerce PDF & Packing Slips suelen añadir también la posibilidad de crear este estado especial de pedido en las acciones en lote del pedido, junto a los estados de pedido. Al activarlo se generará la factura y se mostrará (normalmente) el número de la misma, con un enlace y/o icono para visualizarla. Esta acción suele ser útil cuando no se ha automatizado la creación de facturas en los ajustes del plugin.
  • Generar albaranes: Otros plugins también permiten la creación de albaranes de entrega, también desde el desplegable de acciones en lote.
  • Listo para la recogida: Cuando usas un sistema de envíos de pedido conectado con un operador logístico puedes visualizar un estado que indique que el pedido está preparado para la entrega por parte de la empresa de transporte.
  • En espera de material: También hay plugins que permiten marcar este estado, o lo hacen automáticamente, cuando en un lote o paquete de productos falta alguno de los artículos.

Y, si necesitas aún más, puedes crear estados de pedido personalizados en WooCommerce fácilmente.

Colores de los estados de pedido

Si ya es fácil visualizar los estados de pedido por su denominación, WooCommerce añade además colores a cada estado, para hacer aún más sencillo identificarlos rápidamente.

  • Gris – Este será el color para identificar pedidos con problemas. Se usa el color gris para pedidos en borrador, pendientes de pago, cancelados o reembolsados, además de cualquier problema relacionado con WooCommerce o plugins.
  • Azul – Significa que el pedido se ha completado con éxito, y ya no queda ninguna acción pendiente, salvo que se requiera un reembolso.
  • Rojo – Este es el estado de un pedido fallido, ya sea porque la pasarela o el tiempo de pago caducó o el cliente lo canceló manualmente. Pasarelas como PayPal suelen ser las culpables más habituales de este estado de pedido, cuando el cliente no termina con el pago de su pedido.
  • Naranja – Este color significa que el pedido aún está en espera. Es el estado habitual, como te comenté antes, cuando se necesita confirmar manualmente las transferencias bancarias o verificar los pagos.
  • Verde – Este es el color que se muestra cuando el pedido aún se está procesando, y tú, como gestor o propietario de la tienda debes cambiar manualmente el estado como completado, cuando estimes conveniente.

Acciones del pedido

Una vez vistos los estados de pedido en WooCommerce, vamos a ver qué podemos hacer a la hora de gestionar los pedidos.

Lo primero que encontraremos en la pantalla de gestión de pedidos será la lista de pedidos, en cualquier estado, y algunas acciones inmediatas que podemos realizar sobre ellos:

  • Editar pedido – Haciendo clic sobre casi cualquier parte de la fila de un pedido en la pantalla de pedidos (nombre del pedido, fecha, precio, dirección) abrirá la pantalla de edición del pedido, desde donde modificar todos los elementos del pedido.
  • Pasar pedido a estado de procesando – Podemos pasar un pedido en espera o pendiente de pago al estado de procesando de varias maneras:
    1. Editando el pedido y, en la página de edición del pedido, modificar su estado y actualizar el pedido.
    2. En el listado de pedidos, haciendo clic en el icono con 3 puntitos en la columna de acciones.
    3. En el listado de pedidos, haciendo clic en el icono del ojo y, en la ventana emergente, pulsando el botón de «Procesando».
    4. En el listado de pedidos, seleccionando la casilla del pedido o pedidos, luego en la opción de acciones en lote elige «Cambiar estado a procesando» y por último pulsa el botón de «Aplicar»
  • Pasar pedido a estado de completado – Para pasar un pedido al estado de completado también tenemos varios métodos:
    1. Editando el pedido y, en la página de edición del pedido, modificar su estado y actualizar el pedido.
    2. En el listado de pedidos, haciendo clic en el icono una marca de selección (√) en la columna de acciones.
    3. En el listado de pedidos, haciendo clic en el icono del ojo y, en la ventana emergente, pulsando el botón de «Completado».
    4. En el listado de pedidos, seleccionando la casilla del pedido o pedidos, luego en la opción de acciones en lote elige «Cambiar estado a completado» y por último pulsa el botón de «Aplicar»
  • Pasar pedido a estado de en espera – También en esta ocasión podemos aprovechar varias posibilidades.
    1. Editando el pedido y, en la página de edición del pedido, modificar su estado y actualizar el pedido.
    2. En el listado de pedidos, haciendo clic en el icono del ojo y, en la ventana emergente, pulsando el botón de «En espera».
    3. En el listado de pedidos, seleccionando la casilla del pedido o pedidos, luego en la opción de acciones en lote elige «Cambiar estado a en espera» y por último pulsa el botón de «Aplicar»

Aquí tienes unas capturas de las distintas posibilidades…

Como ves, por opciones que no quede.

Editar un pedido

Editar para modificar un pedido es una acción que puede que no tengas que hacer nunca en tu vida como gestor de una tienda online, o que sea algo que tengas que realizar a diario varias veces, no suele haber término medio.

Dependerá mucho del tipo de tienda en línea, pero sobre todo productos que vendas.

Así, una tienda online de infoproductos, membresías o similar, en la que todo está automatizado, hasta los cobros mediante pasarelas de pago online, lo normal es no tener que editar nunca un pedido, solo en caso de algún reembolso y poco más.

Por otra parte, en un Ecommerce que venda todo tipo de productos físicos, con opciones de envío, facturación y control de entregas, etc., lo normal es que tenga uno o varios gestores de tienda que, a diario, tengan que entrar a modificar algún elemento de los pedidos, como el estado, datos de clientes, adjuntar archivos, etc.

Da igual el motivo, editar un pedido de WooCommerce es sencillo, solo tienes que hacer clic en el identificador del pedido, en la página de listado de pedidos de WooCommerce.

El identificador del pedido es un número único, precedido por el símbolo de almohadilla, que se genera automáticamente, y no suele ser consecutivo, pues estos IDs los asigna WordPress en su conjunto, y no solo a pedidos de WooCommerce, sino a todo tipo de contenidos. Hay plugins que puedes usar para romper este comportamiento, si necesitas que los números de pedido de WooCommerce sean secuenciales, tenga un orden.

Una vez abierta la pantalla de edición del pedido encontrarás bastantes elementos que se pueden modificar o añadir.

Detalles del pedido

En esta sección están todos los datos relacionados con el cliente y el estado del pedido. Encontrarás que mucha de esta información se puede modificar, como los datos generales:

  • Fecha y hora de creación del pedido
  • Estado del pedido
  • Cliente

Estos datos se pueden cambiar directamente en la ventana, el resto de esta sección, para que estén disponibles para modificarlos debes hacer clic en el icono de un lápiz junto a cada apartado (facturación, envío).

Ahí puedes modificar los datos de facturación, envío, copiarlos de uno a otro, e incluso cambiar el método de pago utilizado.

Modificar o quitar artículos de un pedido

Si un pedido está en estado de en espera o pendiente de pago puedes añadir, modificar e incluso quitar artículos del pedido.

Para eliminar un artículo del pedido solo tienes que mover el cursor de tu dispositivo apuntador (ratón, dedo, etc.) sobre un artículo del pedido y aparecerán 2 iconos, uno con una X es el que con solo hacer clic quitará el artículo del pedido.

Si lo que quieres es modificar un artículo, o sea, su cantidad o variación, entonces debes hacer clic en el icono del lápiz. Se desplegarán todos los datos del artículo, pudiendo modificar bastantes de ellos.

  • Datos meta – Aquí encontrarás los metadatos añadidos tanto por WooCommerce (descripción, etc.) como por plugins, pudiendo modificar los actuales o añadir nuevos.
  • Cantidad – Puedes añadir o quitar artículos. Si añades o quitas unidades se modificarán automáticamente los campos de total e impuestos.
  • Total – Puedes modificar manualmente el importe total del pedido para ese artículo, aunque se modifique en base a la cantidad.
  • IVA – También puedes modificar el importe de impuestos, aunque no te lo recomiendo para no incurrir en irregularidades legales.
  • Añadir cuota
  • Añadir envío – Puedes añadir gastos de envío, no contemplados inicialmente, a partir de los que hayas creado en los ajustes de envío WooCommerce, pero ojo, debes tener en cuenta que estos gastos de envío se añadirán al total del pedido.
  • Añadir impuesto –  Puedes añadir impuestos no incluidos inicialmente en el pedido, que igualmente se aplicarán al total del pedido.

Tras cualquier cambio debes guardar los cambios y, muy importante, a continuación «Recalcular» el coste total del pedido, para que WooCommerce vuelva a realizar los cálculos de impuestos, etc. a la totalidad del pedido tras los cambios.

Añadir artículos a un pedido

Si lo que quieres es añadir un artículo nuevo al pedido para empezar pulsa en el botón de «Añadir artículo(s)» y, a continuación, ocupando su mismo espacio, al botón de «Añadir producto(s)»

Vas a poder buscar y añadir uno o varios productos existentes, y añadir la cantidad que quieras de cada uno al pedido desde la ventana emergente que se mostrará.

Los productos añadidos al pedido podrás, a su vez, editarlos a continuación, y como siempre, recuerda pulsar el botón de «Recalcular».

Reembolsar un pedido

¿Has cobrado un precio incorrecto a un cliente?, ¿quieres rebajar el coste de un pedido?. Son varios los motivos para realizar un reembolso de un pedido.

Hay básicamente 2 tipos de reembolso posibles en WooCommerce:

  • Reembolso manual – Una vez introducidos los datos de reembolso marcas el pedido como reembolso manual y tendrás que enviarle el importe a reembolsar mediante algún método de pago offline. WooCommerce no registrará automáticamente nada, más allá de que has marcado el pedido como reembolsado.
  • Reembolso automático – Si utilizas una pasarela de pagos nativa online como Stripe, PayPal o RedSys, conectada correctamente mediante su API con WooCommerce, podrás realizar un reembolso automático mediante el mismo método de pago con el que el cliente realizó el pedido.

En el caso de los reembolsos automáticos pueden estar sujetos a comisiones adicionales por parte de la pasarela de pagos.

Permisos de producto descargable

Otra cosa que vas a poder hacer es añadir o modificar descargas del pedido.

Para añadirlas solo tienes que buscar un producto descargable en la caja de búsqueda y pulsar en «Permitir acceso», y una vez añadido, o con los que ya existiesen en el pedido, puedes modificar las descargas restantes, definir una caducidad para el acceso al archivo de descarga, copiar el enlace de descarga para el cliente por si necesitas facilitárselo, o incluso ver un informe de todas las descargas realizadas por el cliente.

Para finalizar, puedes quitar la descarga pulsando el botón de revocar acceso.

Acciones del pedido

Una de las cajas más importantes de la pantalla de edición de un pedido es la de acciones del pedido, que contiene una serie de acciones por defecto de WooCommerce, pero que puede verse ampliada por los plugins que tengas instalados.

Remitiéndonos a las acciones por defecto de WooCommerce podemos…

  • Enviar los detalles del pedido al cliente – Envía de nuevo al cliente el email resumen del pedido, útil por ejemplo, para recordarle que está pendiente de pago, o de alguna otra acción por su parte.
  • Volver a enviar el aviso de nuevo pedido – Al administrador.
  • Regenerar los permisos de descarga – Si caducaron o se superó el umbral de descargas.

Para realizar estas acciones no hay que guardar cambios o actualizar el pedido, simplemente pulsa el botón (>) junto a la acción, una vez seleccionada.

Enviar correo electrónico del pedido

Esta es otra caja realmente interesante e útil que solo encontrarás al editar un pedido, y que te permitirá volver a enviar los siguientes correos electrónicos por defecto:

  • Nuevo pedido
  • Pedido cancelado
  • Pedido completado
  • Recibo del cliente / Detalles del pedido

El objetivo de esta caja es poder volver a enviar algún correo electrónico que tu cliente no haya recibido, o que quieras volver a enviarle, a modo de recordatorio, por el motivo que sea.

En este caso, tras seleccionar el email que quieras volver a enviar, pulsa el botón de guardar el pedido y enviar el correo.

Notas del pedido

Y llegamos a una de las herramientas más interesantes y más infrautilizadas de WooCommerce, las notas del pedido.

Las notas del pedido en WooCommerce son un registro de acciones y mensajes, tanto automáticas como manuales, que muestra todo aquello que sucede en la vida del pedido, ahí es nada. Pero además también son una herramienta de comunicación entre gestores de la tienda y con los clientes.

Hay 3 tipos de notas del pedido:

  • Notas automáticas – Estas notas las generan automáticamente WooCommerce y los plugins instalados, registrando cualquier cambio en el estado o acciones realizadas con respecto al pedido. No puedes editar estas notas aunque sí borrarlas, puedes revisarlas en caso de fallo de algún tipo, como mensajes de errores de la pasarela de pagos, por ejemplo. En ocasiones estas notas se notifican al cliente, como cuando un pedido pasa del estado de procesando a completado.
  • Notas para el cliente – Son notas que puedes utilizar para avisar al cliente del pedido de cualquier eventualidad o instrucción adicional sobre el pedido, cupones que podría aplicar, . Por cada nota para el cliente que crees se le enviará automáticamente un correo electrónico con el contenido de la nota.
  • Notas internas – Puedes usar estas notas para que el resto de gestores de la tienda visualicen información relativa al pedido, el cliente o cualquier otra utilidad. Estas notas nunca las verá el cliente.

Al igual que con los estados de pedido, las notas del cliente también se pueden diferenciar por colores:

  • Gris – De este color serán tanto las notas privadas como las notas de estado del pedido.
  • Púrpura – En este color se destacarán las notas del sistema, como las generadas por las pasarelas de pago.
  • Azul – Las notas al cliente siempre tendrán un fondo azul, para diferenciarlas del resto.

Crear una nota del pedido es sencillo:

  1. Crea la nota en el campo de área de texto.
  2. Elige si será una nota privada o para el cliente.
  3. Haz clic en el botón de añadir.

El campo de texto admite las etiquetas HTML básicas, así que puedes adornar razonablemente tu mensaje, en caso de necesidad.

Añadir un pedido nuevo

Pues sí, no solo se pueden crear pedidos a partir de compra de productos por parte de los clientes, también puedes tú, como gestor de la tienda, crear pedidos de manera manual, en caso de necesidad, ya sea por alguna peculiaridad de tu cliente, del pedido, o por lo que sea.

Solo tienes que ir a la pantalla del listado de pedidos de WooCommerce y hacer clic en el botón de «Añadir pedido», y tendrás todos los campos listos para completarlos.

Al finalizar de introducir todos los datos del cliente, estado, productos y demás información, utiliza las acciones del pedido y los envíos por correo electrónico para informar a tu cliente de que el pedido está generado.

Un paso habitual al finalizar la creación manual de un pedido es facilitar al cliente una URL para el pago del pedido, algo que ya expliqué en otro tutorial. Y con eso ya estaría. El pedido manual no se diferenciará del resto en todo el proceso siguiente.

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